Ganddal IL – orientering
Forslag til revidert org.plan framlagt på årsmøtet 28. januar 2010
Forslagsstiller er styret i o-gruppa
INNHOLDSFORTEGNELSE
1.0 ORGANISASJON 3
1.1 INSTRUKS FOR STYRET 3
1.2 STYRET 3
1.3 STYRETS ARBEID 3
1.4 INSTRUKS FOR SPORTSLIG UTVALG 4
1.5 INSTRUKS FOR TEKNISK UTVALG 5
1.6 INSTRUKS FOR ENKELTE VERV 6
2.0 ADMINISTRASJON 8
2.1 BESTEMMELSER OM ARKIV 8
2.2 HOVEDARKIV 8
2.3 ELEKTRONISK ARKIV 8
2.4 ARRANGEMENTSARKIV 8
2.5 KARTARKIV 9
2.6 RESULTATARKIV 9
3.0 ØKONOMI 10
3.1 BETALING AV PÅMELDINGSAVGIFT 10
3.2 GODTGJØRELSE FOR REISER OG OVERNATTING IFM
LØP 10
3.3 GODTGJØRELSE FOR KARTARBEID 10
3.4 GODTGJØRELSE FOR STYREMEDLEMMER 11
4.0 ARRANGEMENT 12
4.1 TRENINGSLØP 12
4.2 NÆRLØP 12
4.3 KRETSLØP 12
4.4 NASJONALE LØP 12
4.5 ØVRIGE LØP 12
VEDLEGG:
A.
Medlemsoversikt (utarbeides senere)
1.0 ORGANISASJON
1.1 INSTRUKS FOR STYRET
1.1.1 FORMÅL
O-gruppa har som mål å ha løpere
på NM Senior, NM Junior og Hovedløpet og å skape et attraktivt miljø for
orienteringsinteresserte i Sandnesområdet.
1.2 STYRET
1.2.1 O-gruppa ledes av styret som er høyeste
myndighet mellom årsmøtene.
1.2.2 Styret skal bestå av
· Leder, velges for 1 år
· Sekretær, velges for 2 år
· Kasserer, velges for 2 år
· Leder sportslig utvalg, velges for 2 år
· Leder for teknisk utvalg, velges for 2 år
1.2.3 Styret skal :
· Iverksette årsmøtets og overordnet idrettsmyndigheters
vedtak og bestemmelser
· Oppnevne nødvendige utvalg eller personer for spesielle
oppgaver og gi disse nødvendige instrukser og retningslinjer
· Fremme forslag på o-løp som gruppa skal arrangere til ROK.
· Utpeke løpsområder for alle løp som klubben skal arrangere.
· Oppnevne hovedfunksjonærer for alle terminfestede løp og
for større interne løp.
· Administrere og føre nødvendig kontroll med gruppas
økonomi i henhold til de for idretten enhver tid gjeldende bestemmelser
· Representere gruppa utad
·
Oppnevne en ansvarlig
for gruppas hjemmeside. Vedkommende sørger for at hjemmesiden er så godt
oppdatert med tidsriktig informasjon som overhodet mulig. Det skal også sørges
for at all informasjon på hjemmesiden er sikret med back-up til enhver tid.
1.2.4 Styret holder møte når lederen bestemmer det
eller når et flertall av styrets medlemmer krever det, dog avholdes det minst 6
styremøter i året.
1.2.5 Et styremøte er beslutningsdyktig når et
flertall av styrets medlemmer er tilstede.
1.2.6 Det skal skrives referat fra styrets møter.
1.2.7 Alle vedtak i styret fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen
dobbeltstemme.
1.2.8 Styret har anledning til å kalle inn grupper
eller personer som ikke er representert i styret.
1.3 STYRETS
ARBEID
· Lederen har den daglige ledelsen
av gruppa og leder styremøter og forhandlinger hvis ikke annet er bestemt.
· Lederen skal anvise alle
utbetalinger og er ansvarlig for rapporter til overordnede instanser. Lederen
kan delegere anvisningsmyndighet til kassereren.
· Sekretæren fører referat fra alle styremøter og årsmøter.
· Kassereren fører gruppas
regnskaper og er ansvarlig for gruppas medlemsregister. Regnskaper føres i
henhold til NIF’s instrukser og retningslinjer som kasserer plikter å sette seg
inn i. Kasserer arkiverer
alle regnskap, budsjetter og annet økonomisk bakgrunnsmateriale etter gjeldende
regnskapsmessige regler.
1.4 INSTRUKS FOR
SPORTSLIG UTVALG
1.4.1 FORMÅL
· Sportslig utvalg er gruppas faglige organ vedrørende
trening, rekruttering, instruksjon, uttaking, utdanning og løpsdeltakelse
· Sportslig utvalg er administrativt underlagt styret
1.4.2 SAMMENSETNING
· Sportslig utvalg består av leder og to medlemmer.
· Påmelder, ansvarlig for trening og
ansvarlig for rekruttering velges av årsmøtet. Utvalgsleder har en av disse
funksjonene. Utvalget står fritt til å knytte til seg øvrige ressurspersoner
blant gruppas medlemmer.
· Bortsett fra instruksfastlagte oppgaver fordeler utvalget
de interne oppgaver og funksjoner selv.
· Leder sportslig utvalg er medlem av gruppas styre og
plikter å delta i de styremøter som avholdes. Er han/hun forhindret fra å møte
i styret, skal et annet medlem møte i hans/hennes sted.
· Utvalgets medlemmer velges for to år.
1.4.3 SPESIELLE ARBEIDSOPPGAVER
· Sportslig utvalg er ansvarlig for planlegging og
gjennomføring av all trening og instruksjon innen o-gruppa.
· Sportslig utvalg er ansvarlig for planlegging og avvikling
av alle typer treningsløp og andre typer o-teknisk trening.
· Sportslig utvalg er ansvarlig for all rekruttering av nye
utøvere, herunder avvikling av nybegynnerkurs.
· Sportslig utvalg er ansvarlig for oppfølging av
nybegynnere, herunder etablering av fadderordning.
· Sportslig utvalg er
ansvarlig for gjennomføring av o-trollsamlinger/aktiviteter.
· Sportslig utvalg er ansvarlig for uttak til representasjonsoppgaver, f
eks NM.
· Sportslig utvalg ved påmelderen er ansvarlig for påmelding
til alle løp, bortsett fra nærløpskarusell og vinterkarusell, og organiserer
eventuelle fellesreiser til disse.
· Sportslig utvalg
kan innstille til styre kandidat/er til årets innsatspokal.
1.5 INSTRUKS FOR
TEKNISK UTVALG
1.5.1 FORMÅL
· Teknisk utvalg er
ansvarlig for produksjon og oppbevaring av kart, tur-orientering, dugnader,
gruppas materiell.
· Teknisk utvalg er administrativt underlagt styret.
1.5.2 SAMMENSETNING
· Teknisk utvalg
består av leder og tre medlemmer.
· Kartansvarlig, ansvarlig for ”POSTJAKTÅ”, ansvarlig for dugnader og
materialforvalter velges av årsmøtet. Utvalgsleder har en av disse funksjonene.
Utvalget står fritt til å knytte til seg øvrige ressurspersoner blant gruppas
medlemmer.
· Leder teknisk utvalg er medlem av gruppas styre og plikter å delta i de
styremøter som avholdes. Er han/hun forhindret fra å møte i styret, kan et annet
medlem møte i hans/hennes sted.
· Utvalgets medlemmer velges for to år.
1.5.3 SPESIELLE ARBEIDSOPPGAVER
· Teknisk utvalg er ansvarlig for utarbeidelse av gruppas
plan for aktiviteter i utmark og sørge for at planen forelegges de aktuelle
organer i henhold til retningslinjer for o-idrettes forhold til naturmiljø og
rettighetshavere.
· Teknisk utvalg er ansvarlig for planlegging og realisering
av gruppas kartprosjekter samt utarbeidelse og ajourhold av gruppas kartplan.
· Teknisk utvalg er ansvarlig for gruppas kartarkiv og
kartsalg.
· Teknisk utvalg er ansvarlig for planlegging og
gjennomføring av gruppas turorienterings-aktivitet ”POSTJAKTÅ”.
· Teknisk utvalg er ansvarlig for planlegging og
gjennomføring av alle dugnader.
· Teknisk utvalg er
ansvarlig for innkjøp, oppbevaring og vedlikehold av gruppas eiendeler. Disse
skal oppbevares i lageret i klubbhuset.
· Teknisk utvalg er ansvarlig for oppbevaring og vedlikehold av gruppas
IT-utstyr samt opplæring av gruppas medlemmer i den til enhver tid gjeldende
programvare.
1.6 INSTRUKS FOR ENKELTE VERV
1.6.1 PÅMELDER
Påmelderen er medlem i sportslig utvalg og ansvarlig for
å:
· Informere gruppas medlemmer om påmeldingsrutiner, herunder
egenandeler og eventuelle godtgjørelser for reiser.
· Publisere
terminlister for kretsløp og nærløp på klubbens hjemmeside
· Ut fra gruppas handlingsplan organisere fellesreiser.
· Oppdatere løperkartotek som skal inneholde alle løpere med
fødselsår, klasse og brikkenummer.
· Informere kasserer om egenandeler og andre økonomiske
forhold som måtte relateres til påmeldinger, overnattinger, reise etc
· Arkivere alle resultatlister.
· Utarbeide årsrapport fra sportslig utvalg.
1.6.2 MATERIALFORVALTER
Materialforvalteren har ansvaret for drift og vedlikehold
av gruppas lager og eiendeler. Detaljert skal han/hun blant annet:
· Gjennomgå og vedlikeholde, eventuelt komplettere, alt
arrangementsmateriell slik at dette er klart til bruk ved sesongstart.
· Teste alle
postenheter før sesongstart og eventuelt kjøpe inn nytt utstyr.
· Administrere utlån av materiell til klubbens løp og sørge for at utlånt
materiell leveres tilbake umiddelbart etter løp.
· Utarbeide en oppdatert liste over klubbens materiell 1
november hvert år.
· Lagring og
vedlikehold av klubbens IT-utstyr, herunder PC, skriver og mini-time-recordere
(MTR) med printere.
· Utlån av IT materiell i forbindelse med løp.
1.6.3 DUGNADSANSVARLIG
Dugnadsansvarlig
skal administrere alle dugnader i klubben og sørge for salgsbod på alle
klubbens løp. Detaljert skal hun/han blant annet:
· Sette opp arbeidsliste blant gruppas medlemmer ved større dugnader.
· Etablere salgsbod på alle løp (gjerne koordinert med
Småtroll).
· Sammen med utvalgte medlemmer sørge for bevertning på
klubbkvelder.
· Organisere de lotterier som gruppa måtte påta seg og
samarbeide med kasserer etter avsluttet lotteri.
2.0 ADMINISTRASJON
2.1 BESTEMMELSER OM ARKIV
Gruppa skal opprette og føre følgende
arkiv:
· Hovedarkiv
· Elektronisk arkiv
· Arrangementsarkiv
· Kartarkiv
· Resultatarkiv
Hensikten med arkivene er å skape en tilfredsstillende
oversikt for gruppas daglige drift samt gi en tilstrekkelig historisk
dokumentasjon. Arkiveringen skal skje på en måte som sikrer bevaringen av
dokumentene. Arkivene skal så langt det er mulig ordnes og merkes årsvis. Dersom kravet til arkivering
oppfylles ved plassering på o-gruppas hjemmeside, er det ikke nødvendig med
særskilt arkivering, kun henvisning. I tillegg til ovennevnte arkiv
kommer gruppas regnskap, medlemsregister og lignende.
2.2 HOVEDARKIV
Ansvarlig: Sekretær
Gjennom året skal alt skriftlig
materiale samles og forvares. Ved utgangen av året skilles de viktigste
dokumenter ut og arkiveres i en egen årsmappe.
Viktige
dokumenter er:
· Årsrapport
· Årsregnskap
· Styremøtereferater
· Viktig korrespondanse
· Avtaler
· Dokumenter av økonomisk betydning
· Andre viktige dokumenter.
2.3 ELEKTRONISK
ARKIV
Ansvarlig: Leder
Gruppas leder skal ved årets slutt
arkivere all elektronisk korrespondanse, inkludert e-post av viktighet for drift,avtaler og økonomi,
samt alle elektroniske dokumenter på en egen CD som merkes med årstall og
overleveres til sekretær.
2.4 ARRANGEMENTSARKIV
Ansvarlig: Teknisk utvalg v/leder
For alle nærløp, kretsløp og
nasjonale løp skal alle viktige dokumenter arkiveres. Arkivet ordnes årsvis i
mapper med skilleark for hvert enkelt arrangement.
Av
viktighet er:
· Innbydelse
· Program, evt PM
· Bemanningslister
· Kart med alle løyper
· Resultatliste
· Evalueringsrapport
2.5 KARTARKIV
Ansvarlig: Teknisk utvalg v/kartansvarlig
Eksemplar av alle utgaver av kart
skal arkiveres. I tillegg skal tekniske og økonomiske spesifikasjoner,
grunnlagskonstruksjon, tegnefolier og evt filmer og datafiler arkiveres.
Kartplaner og evt andre teknisk/økonomiske planer skal arkiveres.
2.6 RESULTATARKIV
Ansvarlig: Sportslig utvalg v/påmelder
Alle resultatlister fra løp hvor laget har vært
representert skal lagres i 3 år. Deretter skal de makuleres. Resultater av
betydning skal tas inn i årsrapportens bilagsdel.
Alle diplomer, premier, minneting, hedersbevisninger etc
som er tildelt o-gruppa skal oppbevares i premieskap på klubbhuset.
3.0 ØKONOMI
3.1 BETALING AV PÅMELDINGSAVGIFT
O-gruppa
betaler påmeldingsavgift for alle løpere i GIL med betalt årskontigent i
vanlige terminfestede løp inkludert vinterkarusellen i Sør-Rogaland.
Etteranmeldingsgebyr
betales alltid av løperne selv uansett klasse og alder.
Løpere
som etter eget ønske er påmeldt til løp, men som unnlater å delta, avkreves for
utlagt påmeldingsavgift dersom ikke gyldig grunn som skade eller sykdom gjør
det umulig å delta.
3.2 GODTGJØRELSE
FOR REISER OG OVERNATTING I FORBINDELSE MED LØP
3.2.1 GENERELT
Dekning av reiseutgifter/opphold skal godkjennes av styret
på forhånd. Reiser som helt eller delvis dekkes av GIL skal foretas på den
billigste måten. Eventuell nødvendig overnatting skal være nøktern. Når
privatbiler brukes, skal bilen normalt fylles opp.
For å få dekket reiseutgifter, må løperen innen 14 dager
etter reisen sende en oversiktlig reiseregning til kassereren. Reiseregningen
skal inneholde:
- navn på arrangementet og dato
- navn på passasjerer i bil
3.2.2 LOKALE LØP SØR-ROGALAND
Startkontingent dekkes på terminfestede løp.
3.2.3 LOKALE LØP NORD-ROGALAND
I tillegg til startkontingent dekkes ferje og bompenger.
Tilskudd til overnatting avgjøres av styret.
3.2.4 NM, NORGES-CUP OG HOVEDLØP
I tillegg til startkontigent dekkes utgifter til overnatting og reise.
Egenandel på reiseutgifter fastsettes av styret.
3.2.5 TRENINGSSAMLINGER
Utgifter dekkes i henhold til styrets
beslutning.
3.3 GODTGJØRELSE FOR KARTARBEID
Kartarbeider
(synfaring, rentegning, digitalisering) som utført av gruppas medlemmer
godtgjøres etter egen
avtale.
3.4 GODTGJØRELSE TIL STYREMEDLEMMER
Til
dekning av utgifter i forbindelse med ivaretakelse av styreverv (telefon,
internett, bil etc) utbetales en symbolsk godtgjørelse til styremedlemmene.
4.0 ARRANGEMENT
4.1 NÆRLØP/TRENINGSLØP
Arrangeres etter
behov. Arrangementene
skal være enkle og lite personellkrevende.
4.2 KRETSLØP/KM
GIL skal arrangere kretsløp og/eller KM etter behov.
4.4 ØVRIGE LØP
Klubbmesterskapet arrangeres hvert år i følgende
klasser:
D/H 11-12,
D/H 13-14, D/H 15-16, D/H17, D/H 21, DH/40, D/H 50.
Arrangementet kombineres med grillkveld/sosial sammenkomst
etter løpet. Premieutdeling foretaes på sesongavslutning/julemøte.
Ganddal 14.januar 2010
Otte Omdal (sign.)
Leder